Juni 13, 2012

firmengründung24

In diesem Artikel möchte ich ein kleines Softwareprogramm vorstellen, das mir täglich hilft, meine Mails, aber auch meine Angebote und anderen Schriftstücke schneller zu erstellen. Das kleine Programm heißt PhraseExpress und es gibt davon auch eine kostenlose Variante. Diese Version reicht jedoch für normale Anwendungen aus, zumindest kann man damit testen und spielen, um heraus zu finden, ob man es für die eigenen Zwecke verwenden kann bzw. möchte.  Wer dann gerne mehr Möglichkeiten nutzen möchte, kann auf die kostenpflichtige Version umsteigen.

Die Software, die es bereits in der Version 8 gibt, ist rasch installiert und läuft im Hintergrund. Lediglich eine kleine Sprechblase ist in der unteren Bildschirm-Leiste zu sehen.

Was ist das Geniale an PhraseExpress?

Um zu veranschaulichen, wie das Programm arbeitet, nehmen wir an, Sie müssen regelmäßig E-Mails beantworten. Wir nehmen weiter an, dass Sie drei verschiedene Antworten haben, die 90% der Fälle abdecken. Sie schreiben also bei 9 von 10 Fällen eine dieser 3 Antworten zurück. Sie können nun in PhraseExpress diese 3 Standart-Antworten als Textbaustein eingeben und für jede Antwort ein eigenes Kurzzeichen definieren (z.B. ma#1, ma#2 und ma#3; ma steht für Mail-Antwort) .

Immer wenn Sie nun eine Antort schreiben müssen, können Sie nach der Anrede zB. „ma#1“ eingeben, und wie von Geisterhand erscheint ihr komletter Antworttext 1, auch wenn er noch so lange ist. Wenn Sie auch ihre Signatur hinterlegen, genügen dann ebenfalls nur wenige Zeichen (Kurzzeichen, das sie selbst definiert haben), um auch ihre komplette Signatur in Windeseile erscheinen zu lassen.

Worauf müssen sie achten?

Kurzzeichn für Textbausteine dürfen nie irgendwelche Wörter oder Buchstabenkombinationen sein, die in Texten als Wort vorkommen. Hier ein (dummes) Beispiel: Nehmen wir an, Sie definieren ihre Signatur für E-Mails mit „sie“. Damit handeln Sie sich ein großes Problem ein. Immer wenn Sie in Texten das Wort „sie“ schreiben, sorgt PhraseExpress dafür, dass Ihre E-Mail-Signatur vollständig erscheint, was aber nicht gewünscht ist, wenn Sie damit beispielsweise Ihren Kunden meinen.

Tipp: Nehmen sie Sonderzeichen oder Zahlen mit in den Text, damit Sie keine Zeit in unnötige Korrekturarbeit stecken müssen.

Fazit:

PhraseExpress ist rasch durchschaut und man kommt rasch damit klar. Auf der Seite des Herstellers gibt es zudem kleine Videos, die Ihnen helfen. Auch bei YouTube gibt es viele Videos, die den Gebrauch der Software erklärt. Müssen Sie viele Standarttexte schreiben, so erspart es Ihnen sicher einiges an Zeit, auch wenn Sie Ihre Texte bereits mit Copy und Paste einfügen.

Alfons Burtscher

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Über den Autor 

Alfons Burtscher

Seit vielen Jahren ist Alfons Burtscher als Unternehmensberater und Coach in kleinen und mittleren Firmen unterwegs; seit 2009 als selbständiger Unternehmer. Er befasst sich parallel dazu seit Jahren mit Möglichkeiten für Menschen, ihr Einkommen zu verbessern. Aber auch das Thema "Internet und dessen Möglichkeiten für den Einzelnen" fasziniert ihn. Sein Motto: Es gibt so vieles zu entdecken, das auch anderen Menschen nützen kann - drum lerne und gib es weiter!

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